¿Qué proceso debería automatizar primero con IA?

Pon los candidatos en una tabla con cuatro columnas: cuántas veces al mes ocurre, cuánto tiempo lleva cada vez, quién lo hace y cómo se sabe si el resultado está bien. La suma de las dos primeras te da el ahorro potencial; la cuarta te dice si es automatizable hoy.

Si no sabes responder a la cuarta columna, ese proceso no es el primero. Un proceso cuyo resultado correcto es opinable no se puede validar, y sin validación no se puede delegar a un sistema.

En las empresas medianas con las que trabajamos, casi siempre son los mismos cuatro:

• Extraer datos de documentos que llegan en formatos dispares (presupuestos, facturas, currículums, fichas técnicas) y volcarlos a una estructura fija.
• Preparar cotizaciones o propuestas que hoy se hacen copiando de varias fuentes.
• Clasificar y enrutar correo entrante hacia la persona o el sistema correcto.
• Consolidar informes que alguien rehace manualmente cada mes con los mismos pasos.

Semanas, no trimestres. Si el primer proyecto necesita seis meses, está mal delimitado: se ha elegido un proceso que cruza demasiados sistemas o que depende de datos que no existen.

Un buen primer alcance es un proceso, una entrada, una salida y un punto donde una persona aprueba. Cuando eso funciona, ampliar es fácil; cuando no, al menos el error es pequeño y rápido.

Acceso a ejemplos reales (documentos, correos, casos anteriores), la persona que hoy hace ese trabajo durante unas horas, y una definición clara de qué significa "bien hecho".

Esa última parte es la que decide el proyecto. Si quien hace el trabajo no puede explicar con qué criterio revisa, el criterio no existe todavía y hay que escribirlo antes de automatizar nada.